《食品安全导刊》刊号:CN11-5478/R 国际:ISSN1674-0270

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实验室样品管理

2017-12-06 15:56:21 来源: 食品安全导刊

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□ 张静 雅培(嘉兴)营养品有限公司
1 实验室样品的特点
    随着实验室精细化程度的不断深化,实验室普遍面临检测需求复杂、需求随检测目的变化而变化等问题,不仅样品形态各式各样,检测需求也各种各样,此外,样品留存要求也各有不同。针对上述情况,实验室操作人员不但要保证样品在检验过程中不丢失、不变质、不污染、不混淆,确保样品检验结果的代表性和公正性,符合检验要求,还要保证留存样品符合检验复查的要求。因此,加强实验室样品管理是一项重要的基础工作。
2 实验室样品管理流程
    实验室样品的管理主要包括样品的接收、标识、流转、保存及处理等多个环节,现结合实验室认证工作对样品管理的各个环节作以下讨论。
    样品的接收及确认
    公司内部实验室的样品根据管理流程的不同可分为两大类:检测计划内的样品和检测计划外的样品。
    对于检测计划内的样品,已有程序文件或作业指导书明确规定了检测需求,可直接查询文件管理系统,查看当前的有效版本,当文件更新时,需得到受影响部门的同意,且培训系统中已完成对检测申请方和检测实验室双方人员的培训。在送检和接收样品人员双方确认样品信息无误后,由样品接收员填写样品接收登记表,接收、登记;送检人员不需填写样品检验委托申请表。
    对于检测计划外的样品,送检人员需填写样品检验委托申请表,包括样品名称、识别编号、样品状态及数量等基本信息;样品接收员应对送检样品进行检查、验收、登记。首先对样品进行初步观察,是否符合本实验室承检范围,确认能否检测;其次,与样品检验委托申请表内容对比,核对送检样品的数量、原始状态,核对样品各项信息是否与委托申请一致;最后,核查无误后,样品接收员确认收样。
    样品的标识
    样品一旦被接收,必须保证样品编号的唯一性。编号可根据实验室的实际情况来编写,如按照样品种类、部门等分类,其一般由年份、样品类别代码和样品序号组成(或者其他适合的实验室编号)。样品标识应清晰,放置在醒目且不妨碍检验的位置,其内容一般包括样品名称、编号、规格、送检日期等。标识的设计应确保样品在流转过程中不发生任何混淆,并保证在样品未处理前保持留存。
    样品的流转
    样品经接收后由接受人员交给样品管理员入库,下达样品检验流转单后,检测人员凭此单领取和流转样品。检测人员按照相关标准进行检验,检测前应核对样品信息,并对其检测状态进行标识,确保在制备、检测、流转等过程中对样品给予充足的保护,以免发生混淆和损坏。检测完成后,应将样品归还给样品管理员,并由管理员进行核对登记。
    样品的存储
    检测样品需要专门的存储室,应按照样品特性和待检项目分类储存在特定的环境中。如需低温储藏的样品,应保存在相应设定温度的冷藏或冷冻箱中,见光分解的样品需要避光保存等。储存的位置可根据检测样品状态划分,一般分为待检、在检、已检、留样。样品入库后,样品管理员需建立样品登记台账,台账应包含样品编号、名称、入库时间、存放地点等,样品存储环境应安全、干燥、通风,保证样品无交叉污染、无变质腐蚀等现象。需要特殊储存的样品,应严格按照条件储存,并记录储存环境条件。留样也应按照规定数量、品种执行,以备复检。
    样品的处理
    样品检测完毕后需返还样品室,超过保存期限的样品应定期处理。一般报告发出后样品留样期不得少于报告投诉反馈时间,对超标样品和特殊样品,如有必要可重点延长留样期。接触过化学试剂的样品可视为有毒、有害样品,应严格按照实验室程序文件进行处理,并严格做好样品处理记录,防止其污染环境或造成其他危害。如送检或受检单位提出返还样品的要求,在留样期满后可领回,但在领回样品时,领样人员需凭样品检验委托申请表办理相关手续。如需提前(保存期内)领回样品,应在明确“对本检测报告无异议”之后,方可办理样品返还手续。
3 实验室样品管理的关键环节
    实验室样品管理的关键环节有交接、记录和样品放置。首先,交接时双方都应该仔细查看样品状况,包括外包装、外观、数量、型号、规格、等级等,并核对样品、配件及所带资料。对以封装方式送达的样品,则应检查封装是否完整有效以及运输过程有无损坏,并如实附加文字说明。此外还要保留完整的记录,因为样品管理的每个环节都要留有记录,保留这些记录,可以实现有效追溯以查明情况并作为统计的依据,分清责任。
    样品的放置同样是关键点之一,无论样品是在收样存储库或发样存储库,都要按一定顺序摆放,这样既存取方便,又可提高工作效率。样品形态各异,因此在存取样品时,应按照序列号的明示和顺序进行,一目了然,快捷方便,并且能有效利用库房面积,提高工作效率。
4 样品管理有效性的重要意义
    检测结果取决于检验样品的真实性、有效性、样品状态以及检验样品与检验的适配关系、样品的制备等诸多环节,这些环节均是评定测量样品不确定度时需要考虑的因素。样品管理也是《实验室资质认定评审准则》中技术要求的重要内容。实验室应建立质量体系文件《质量手册》《程序文件》以及《程序文件》记录的表单,样品管理文件内容应能够满足样品完整性、真实性、有效性、可追溯性的要求,涵盖检测各环节样品的送、收、置、护、存、留、清理。
5 结语
    实验室的样品管理工作是一项系统工程。不同实验室涉及的样品种类及特征存在很大差别,但在确保样品的代表性、满足样品接收条件的充分性、样品保存的稳定性、样品分装制备的规范性以及样品处置的安全性等方面的要求具有广泛的类同性。实验室对于样品的管理,在做好实物管理的同时,也要充分重视记录资料的管理工作。
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